Claves para la eficiencia operacional de la empresa actual

Cuando hablamos de la empresa actual podemos, sin querer, caer en una vaguedad o en una indefinición, ya que es un término que dice mucho y no dice nada. De hecho, en cualquier época puede hablarse de empresa actual; y será actual para ese lugar, momento y tiempo. Por eso, debemos dejar por sentado, como punto de partida, cómo es la empresa actual, la del inicio de la segunda del siglo XXI, en una era donde la información es el insumo más importante para alcanzar la excelencia operacional y mantenerse competitivos.

Todo este contexto se expone con miras a entender la importancia del process mining y lo que puede aportar a la empresa, haciéndola más eficiente, productiva y rentable, al permitir el análisis de los procesos de negocio, extrayendo conocimiento fundamental para comprender lo que se hace, basándose en los registros de eventos almacenados por los sistemas de información. De este modo, se tomarán decisiones adecuadas, acertadas y oportunas, con miras a la optimización de dichos procesos, lo cual redundará en el incremento de nuestra rentabilidad como organización.

Cómo es la empresa actual

En la empresa actual, al igual que en la de otros tiempos, se integran factores de producción (recursos, personas y capital), pero a la empresa de ahora se le suma el capital de la información y el conocimiento, referido tanto a sí misma y a sus propios procesos como al entorno, esto es, a las personas que demandan sus productos y servicios e, incluso, a las demás empresas. La empresa actual no es un ente aislado, sino que es parte de un entorno complejo y competitivo, conformado por otros elementos, interrelacionados entre sí y con la empresa. Esto abarca los aspectos económicos, sociales, tecnológicos, empresas competidoras, y normativas gubernamentales y medioambientales, nacionales como internacionales, entre otros.

En cierto sentido, la empresa actual se debate entre tres dinámicas fundamentales, donde la primera depende de las otras dos:

• Mantenerse rentables, lo cual depende de sus procesos, pero no sólo de eso
• Hacer frente a la competencia
• Búsqueda de un equilibrio entre los objetivos propios y la respuesta a las necesidades que demandan sus clientes

La empresa actual, como la de antes, necesita operar con eficiencia y, hoy más que nunca, debe hacerlo sin fallos, reduciendo al mínimo el margen de error, para no tomar decisiones equivocadas, que nos hagan quedarnos atrás con respecto a la competencia. De allí que sea importante, como hemos mencionado, ver no sólo lo que se quiere y puede hacer, sino comprender el funcionamiento propio, teniendo una medida de lo que se tiene y se requiere para alcanzar las metas, y ésto se puede lograr en la medida que se haga una profunda y concienzuda introspección, que se observe y se analice lo hecho, extrayendo conocimientos desde lo que nos queda con cada proceso (los registros de eventos), aplicando Process Mining.

Cómo se logra la eficiencia operacional

¿Podemos obrar sin errar? Definitivamente sí, y deberíamos hacerlo. Se supone que en una empresa tienen lugar procesos y esos procesos generan a su vez información. No deberíamos ir por un camino nuevo y a ciegas, aprendiendo por ensayo y error. Más bien, recorremos un camino que ya conocemos o que deberíamos conocer. Por tanto, no tendrían que sorprendernos los baches que hay en el mismo, porque para algo sirven la experiencia, el conocimiento y el análisis derivado de ello. Cada nueva vuelta, cada nuevo recorrido por el proceso, debería ser mejor que el anterior.

Hay una palabra clave aquí y es optimización de los procesos. Esto significa hacer lo que hacemos y lo que sabemos de la manera más eficiente posible, con el máximo logro y el mínimo desperdicio de recursos, mejorando incluso lo que ya está bien. Ello es posible, ya que, afortunadamente, la empresa actual cuenta hoy día con unas herramientas con las que no se contaba antes, que son las herramientas informáticas, que nos permite almacenar, organizar, sistematizar y, eventualmente, analizar e interpretar grandes flujos de información. Afortunadamente, también, tenemos process mining.

Aporte del process mining a la excelencia operacional

Si bien la excelencia operativa se evidencia en los resultados de la ejecución de la estrategia comercial, de una manera consistente, la misma se debe basar, sobre todo, en los datos sobre los procesos, datos que siempre se están generando con respecto a lo ocurrido y que a menudo, por muy diversas razones, tendemos a ignorar. Es hora de emprender un cambio en la manera, no de dirigir la empresa, sino de fundamentar las decisiones que se toman: hay que aplicar la ciencia de los datos (data science).

No sólo es bueno saber que existe el process mining, es necesario implementarlo, aprovechar al máximo esta herramienta. La dirección de una empresa no puede ser producto de una inspiración: más que un arte es una ciencia, una ciencia del análisis de datos, basada en datos, ciertos, fidedignos. Con el process mining dichos datos nos revelan: lo que estamos haciendo bien y podemos mejorar, lo que estamos haciendo mal y debemos cambiar, lo que no estamos haciendo y podemos implementar. Todo está allí, pero hay que saber verlo, analizarlo e interpretarlo.

Process mining es una herramienta que aporta a la excelencia operacional de las empresas. Hoy por hoy, existen organizaciones como Bork, que proveen servicios de process mining. Por tanto, tú también puedes, con process mining, alcanzar la excelencia operacional, para tomar las decisiones correctas, basándote en información certera; así en tu empresa se maximizarán los recursos, para alcanzar los objetivos organizacionales, en cuanto a competitividad y rentabilidad.